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運動会・マラソン・スポーツ教室 スポーツイベント成功の秘訣は?

2019年1月30日

株式会社ユニオンアルファ イベント仕事人に聞く
株式会社ユニオンアルファ
渡邊 麻紀さん(左) / 今野 穣さん(右)
 ダスキンレントオールグループのフランチャイズ加盟店。イベント用品のレンタルのほか、イベントの企画制作から運営管理までワンストップで提供している会社です。特にスポーツイベントのプロデュース力には定評があり、様々な企業の社内運動会やスポーツ大会、自治体・企業のマラソン大会、各種スポーツ教室などを数多くサポートしています。

国内では、2019年、2020年と世界が注目するスポーツの大イベントが続き、スポーツへの関心が高まっています。従業員の結束・交流を促すために社内運動会を開催する企業や、マラソン大会などのスポーツイベントによって地域の活性化を目指す自治体も増えているようです。

主催者は、このようなスポーツイベントを実施する場合、どのように企画し、どのような手順で準備すればよいのでしょうか。イベントを成功させるために必要なことは何でしょうか。今回は、スポーツイベントのプロデュースやサポート業務を数多く手がけている、株式会社ユニオンアルファの今野さんと渡邊さんに、スポーツイベント開催までの流れや成功のためのポイント、イベントに必要なアイテムなどをお聞きしました。

今増えているのはファミリーフェスティバル的なスポーツイベント

─まずはユニオンアルファさんについて教えてください。

今野さん:ユニオンアルファは、イベント用品のレンタル事業を展開する、ダスキンレントオールグループのフランチャイズ加盟店です。本社は兵庫県加古川市ですが、各地に支店がありますので、地域を問わず全国の案件に対応できます。私たちが所属する赤坂イベントセンター(東京・赤坂営業所)は、イベント用品のレンタルから、イベントの企画、制作、運営管理、プロデュース業務まで幅広く手がけています。レンタルはもちろん、イベント業務に関して何でもご相談いただけます。

ユニオンアルファは、いろいろなジャンルのイベントをお手伝いしていますが、その中でもスポーツ関連のイベントは多いですね。スポーツイベントに適した床材を扱っていることも、ここ数年でスポーツ関連の依頼が増えた理由かもしれません。去年は一昨年に比べ3倍近いイベントをお手伝いさせていただきました。私たちが力を入れているというのもありますが、それ以上に、企業や自治体が実施するスポーツイベントが増えているというのを感じます。

企業のスポーツフェスティバルの様子

─どのようなスポーツイベントが増えていますか?

今野さん:企業主催の運動会は増えていると思います。…とは言っても、みなさんが想像するような、“運動会”的な要素だけのものはほとんどありません。競技だけでなく、エンターテインメントに近い体験を求められることが多いですね。例えば、最近私が担当した企業のスポーツイベントでは、屋内会場に床材を敷いて競技用のトラックを設け、その周りにグルメ系のブースを配置、さらにショーを行うためのステージも設けました。従業員だけでなく、そのご家族、お子さまたちも楽しんでいただけるようなコンテンツを盛り込むなど、ファミリーフェスティバル的なスポーツイベントが主流になっています。

渡邊さん:マラソン大会の運営も私たちの得意領域です。マラソン大会で増えているのは、企業や自治体などが主催する一般的なマラソン大会のほか、デザートビュッフェマラソン(デザートの食べ放題が楽しめるマラソンイベント)のような、グルメやエンタメ要素を加えたものですね。地元の名物フードを食べられるなど、地域活性化のためのユニークな大会も多いです。ユニオンアルファでは、コース設定から事務局運営、タイムの計測業務まで丸ごとお受けできます。昨年はマラソンだけでも30件近いご依頼をいただきました。

スポーツ関連ですと、スポーツ教室やレッスン体験もよくあります。イベント会場にちょっとしたスペースを作って、プロのスポーツ選手が子どもたちにレッスンするといったものですね。人工芝などの床材を使いたいというご相談を多くいただきます。

家族も一緒に楽しめる社内スポーツフェスティバル。人工芝の休憩スペースでのんびり

イベントの成功のためには目的・目標を明確にすることが大切

─スポーツイベントを実施する場合、どのように進めたらよいでしょうか?

今野さん:スポーツイベントに限ったことではありませんが、イベント制作には、会場の設営や物品の手配、スタッフィング、プログラムの作成、また安全面など、経験やノウハウが必要な要素がたくさんあります。特に企業イベントの場合には、ご担当者様も本来の業務があると思いますので、イベントの準備を自分たちだけで全て行うのは難しいと思います。ある程度の規模のイベントは、私たちのようなイベント会社に相談いただくことをおすすめします。

─イベントの準備はどのような流れになりますか?

今野さん:開催日や規模、用途、アクセス、予算などを勘案して、会場をおさえることから始まります。開催日と会場が決定したら、残りの時間を逆算し、会場への申請手続きや、備品の手配など、当日までのスケジュールをお客様と一緒に決めていきます。また、イベントの目的、どんなイベントにしたいのか、といったご意向をうかがい、それにあわせた実施計画書を私たちが作成します。

実施計画書は、会場のレイアウトや当日の進行スケジュールなど、具体的な内容を記した提案書のようなものです。これをもとにご担当者様に意見を出してもらい、詳細な内容を固めていきます。中身が決まったら、ユニオンアルファ側で物品やスタッフの手配を進め、運営マニュアルを作成します。ちなみに、詳細を決め込む作業は、開催日ギリギリまで続くことが多いですね。そしてイベント当日を迎えることになるわけですが、当日は私たちがしっかりサポートいたしますのでご安心ください。
イベント終了後は、来場者数などをまとめた報告書をもとに、ご担当者様と反省会を行い、次のイベントに向けた課題を共有します。実施後の振り返りもとても大切な仕事です。

─イベント成功のために担当者が留意することは何でしょうか?

今野さん:そもそも「何のために実施するのか」を明確にしていただくことです。イベントを実施することで「社内のコミュニケーションを活性化したい」「従業員同士のきずなを深めたい」など、みなさんそれぞれに目的や目標があると思います。この目的や目標、イベントを通してこうなりたいというイメージを、組織内のコンセンサスを取りながら、しっかりと固めておくことが大切です。これをきちんと設定することで、私たちのご提案もそれに沿ったものになり、スムーズな進行とともに、実施後の満足度の向上にもつながります。実施することが目的化することだけは避けたほうがいいですね。

「イベント成功のためには目的をしっかり設定することが大切」と語る今野さん

また、私たちイベント会社にお声がけいただくタイミングは、できるだけ早い方が嬉しいです。ご相談タイミングが早ければ早いほど、私たちからご提案できる内容の幅が広がりますね。逆に言うと、時間がないといろいろな選択肢が少なくなってしまいます。目安としては、会場が決まっていない段階であれば1年ほど前。会場の予約は1年ぐらい前から始まります。会場が確保済みで内容がある程度決まっている場合には、6~3ヶ月ぐらい前にお声がけいただければ、より柔軟に対応できると思います。

渡邊さん:もうひとつ、意外とあと回しになってしまうのが参加者への告知です。企業のスポーツイベントは春や秋の休日に開催することが多いのですが、時期的にお子さまの運動会や旅行などにかぶってしまうことが少なくありません。日程が決まった段階で「何月何日に開催します」と社内アナウンスをしっかりと拡散していただくことで参加率が上がると思います。せっかくイベントを開催するわけですから、ぜひ多くの方にご参加いただきたいですね!

「イベント告知はご担当者様にお願いしたい大切な仕事のひとつです」と話す渡邊さん

スポーツイベントの経験が豊富で必要なモノが揃うことが強み

─ユニオンアルファさんの強みは何ですか?

今野さん:そうですね、様々な経験やノウハウの蓄積も強みですが、一番は「自社でイベント用品を持っていること」ですね。ダスキンレントオールの加盟店として豊富なイベント用品を取り揃えています。特に床材など、スポーツイベント関連の品揃えには自信があります。

自社保有ですから、商品に対する知識も豊富です。例えば、お客様から「子どもが転んでも痛くないフロアを作れませんか?」と聞かれたら、「こういう床材があります」と即答できます。在庫のお問い合わせや、サンプルの用意もスピーディーに対応できます。商品に対する知識、レスポンスの速さについては、多くのお客様に喜んでいただいていますね。

─スポーツイベントに必要な物は何でしょうか?

今野さん:実施内容や会場、規模などによって必要な物品は異なります。例えば、屋外なら全天候型の大型テントを設置したり、家族みんなで楽しめるイベントなら子ども向けの遊具や飲食屋台を準備するなど。マラソン大会ならタイムの計測システムは必須です。特に多く利用されているものを挙げるとすると、やはり床材でしょうか。社内運動会などは屋内で行うことも多いのですが、コンクリート床の大型イベント会場などではスポーツに適した床の敷設が必要になります。会場が保有している場合もありますが、ない場合には別途用意することになります。

─床材について具体的に教えてください。

今野さん:私たちがスポーツイベントの床材として扱っているものには、「アルファコート」と「ユニット式人工芝」があります。アルファコートは、屋内用のユニット式フロアです。25センチ四方のピースを敷き詰めることで体育館のような床ができあがります。ひとつひとつは約240グラムと軽量です。この上では踏ん張りが効くうえ、激しい動きでも壊れることはありません。転んだときの痛みも少ないですよ。ピースを敷き詰めていきますから広さも自由自在です。運動会のトラック競技から、バスケットボールや卓球などの球技まで、室内で行うスポーツ全般に使うことができます。

スポーツイベントや各種球技の床に適した「アルファコート」

もうひとつのユニット式人工芝は、より幅広いシーンで使えます。子ども向けのサッカー教室や球技大会、運動会にぴったりです。また、販促イベントなどで会場の一部に芝生を敷いて気持ちのいい空間を作ったり、CM撮影でスタジオの床に敷き詰めて緑を感じさせる空間を作ったりする際にも利用されています。この人工芝も、90センチ四方のピースを組み合わせるユニット式のため、施工がスピーディーで、広さや形も自由に設定できます。

スポーツだけでなく、幅広いシーンで使える「ユニット式人工芝」

渡邊さん:展示会などで使われることが多い床材としては「オクタエレベイトフロア」というのがあります。一般的なイベント会場では、床の配線位置が固定されているため、ブースの中で電源を出せる場所が決まってしまい不便なことがあります。オクタエレベイトフロアで床上げすれば、床からの電源コードをこの中で自由に配線できます。フロアを高くすることができるため、VIPな空間を演出するなど、自由度が高いブース作りができるのが魅力ですね。

「オクタエレベイトフロア」で床上げし、赤パンチを敷いて特別な空間を演出

今野さん:このように、ユニオンアルファが保有する様々なイベント用品を活用し、お客様のイメージに合った会場作りを行うことも、私たちが得意とする仕事のひとつです。

スポーツ好きなスタッフがみなさんのイベントをサポートします

─近々開催されるイベントについて教えてください。

渡邊さん:今年(2019年)4月7日に豊洲公園(東京)で開催される「ピンクリボンウオーク2019」の制作や運営などに携わっています。これは、乳がんの早期発見を啓発するウオーキングイベントで、今年で18回目を迎えます。今回は全国の中学校や高校でがん教育が本格的に始まるということで、それに合わせて“ピンクリボンハイスクールを開校する”というコンセプトを掲げました。その具体的な中身を主催者様と一緒に考え、内容を調整したり物品を手配したりする部分をユニオンアルファが担当しています。どのようなイベントになるのか、私たち自身も楽しみにしています。ご興味のある方はぜひ足を運んでみてください。

─最後にイベント主催者、ご担当者に向けてメッセージをお願いします。

今野さん:イベントの制作・実施にあたっては多くのステップがあり、この準備作業こそがイベントの成否を左右します。また、スポーツイベントを成功させるためには、経験やノウハウも重要です。主催者・ご担当のみなさんしかできないこと、そして私たちイベント会社が得意なことを掛け合わせることで、よいイベントを生み出すことができます。イベントをお考えの際は、ぜひ私たちにご相談いただければと思います。

渡邊さん:ユニオンアルファは、たくさんのイベント用品を自社保有しているなど特長はいろいろありますが、スポーツが好きなスタッフが揃っていることも強みのひとつだと思っています。「スポーツが好きだ!」という気持ちを力に変えて、みなさんのイベントを誠心誠意サポートさせていただきます。

ありがとうございました。