イベントコラム

みなさんがイベントを実施することになったら…。例えば勤務する会社から社内行事の担当者に任命されたらどうしますか。イベントのテーマは決まっているとしても、会場や日程、参加者の範囲、人数、進行プログラム、演出、遠隔地であれば交通手段や宿泊場所など、考えたり調整したりすることがたくさんあります。

企業イベントの場合は、社内でチームを組んで準備するケースが多いと思いますが、専門的な業務についてはアウトソーシングすることになるでしょう。では、アウトソーシングする場合には、どんなことに注意したらよいのでしょうか。

今回は、企業イベントの企画・運営を手がける株式会社ホットスケープ代表取締役社長 前野伸幸さんにお話を伺いました。

社内行事の担当者の場合、会社から予算を預かっている訳ですから、コストマネージメントが大切な仕事のひとつとなります。無駄遣いは許されません。それでは安ければ安いほどよいかというと、それは間違いです。

イベントを実施する理由を考えてみましょう。そこには必ず、イベントを実施する目的があるはずです。成績が優秀な社員や部門を表彰してモチベーションを高めたり、全国に散らばっている社員を集めて経営方針を伝え結束を図ったりといったことですね。いったい何のためにそのイベントを実施するのか。たとえコストが抑えられたとしても、その目的が達成できなかったり、あいまいになったりしたのでは実施する意味がありません。

つまり、イベントの目的…私はゴールイメージを持ってくださいとよく言っているのですが、その目的となるゴールテープを切るためのベストなチョイスをすることが重要なんです。イベントの企画段階から終了後の報告時まで、目的は何か、ゴールはどこかということを常に心に留めておいてください。

話がやや抽象的になりましたが、簡単に言うと、安いだけではダメということです。目的が達成できなければ、結局、安物買いの銭失いになってしまいます。それと大切なのがトータルコストで考えよ、ということです。

例えば会場を借りることを考えましょう。Ａという会場は使用料金が大変良心的で、Ｂはその倍かかるとします。立地などの条件がイーブンの場合にはＡを選んでしまいそうですが、音響機材がないので別手配となる、インターネット回線は敷設が必要…となると、それらの設備を最初から備えているBのほうがトータルでは安かったということもありえます。単品でのコストを考えるのではなく、トータルでのコストを意識することが重要となります。

アウトソーシングする場合、何社かに見積りを依頼することがあると思います。では、発注先をどのように決定したらよいのでしょうか。目的を達成できるプランかどうか考える、安いだけで決めてはいけない、トータルコストをみなくてはいけない、ということは先ほど言いました。

イベントの見積りは慣れないとわかりづらい項目もありますから、業者に説明を求めるのはもちろん、私はイベント担当のスタッフで比較すべき項目ごとに点数を付けてみることをおすすめします。ここはプラス何点、ここはマイナス何点…。点数を付けることでメリット・デメリットが顕在化しますし、ヌケ・モレなどを発見できることがあります。チームでじっくり検討するという時間も大切ですね。

経験上からいって一番よくないのが、上司への丸投げ。予算内に収まっているというだけで「よい提案」と判断されてしまうことがよくあるからです。チームの意見をまとめたうえで、上司に助言を求めたり、決裁を仰いだりするのがいいと思います。

最後にもうひとつ発注する際に注意していただきたいことがあります。見積りの確定は必ずイベントの実施前に行ってください。これは当たり前のことのように思いますが、そうでもないことが往々にしてあるんです。実施してしまうと後戻りできないことがたくさんありますし、実施前のほうが交渉しやすいですよね。終了してから発注費を決めるのはトラブルの元です。

ただ、どうしても実施後でないと締められないコストもあります。その際は、あとで確定するコスト分をしっかり区切って管理し、それ以外は実施前に確定させてください。