イベントを開催するための業務は多岐にわたり、そのすべてを自社でカバーしようとすると、当然ながら多くの人員が必要となる。イベントの成功に向けたコアな業務を自社メンバーが担い、それ以外は外部スタッフにサポートしてもらうという選択肢を持ちたい。

イベント主催者の重要な業務であるコストマネジメント。スタッフに関わる「人件費」は悩むポイントかもしれないが、スタッフ手配を専門会社に依頼することはメリットも多い。

イベントの内容にもよるが、一般的に、会場設営・撤去、受付、案内・誘導、販売（レジ）などの業務は外部のスタッフに委託しやすい。イベント会社やスタッフ会社は多様な現場で経験を積んでおり、それぞれノウハウもある。外部にまかせられる業務は、場数を踏んだプロに委託することで、イベントがより円滑に運営できる。スタッフ派遣会社は、数名あるいは1人の手配から相談を受けてくれるので、イベント運営の即戦力として臨機応変に活用しよう。

スタッフ手配を派遣会社に依頼する最大のメリットは、自社メンバーが本来力を入れるべき仕事に集中できること。個々の業務で手一杯になるのではなく、自社メンバーは全体の進行に気を配り、スムーズかつ安全なイベントの催行に注力したい。

イベントスタッフの手配をスタッフ派遣会社に依頼する場合、どのような情報を伝えればよいのだろうか。基本的な項目を確認していこう。

イベント開催の基本要素「5W2H」のうち、いつ・どこで開催するのかを伝える。スタッフ費用のほとんどは時間で決まるため、開催日時と場所（会場）がわかるとコストの話しが進めやすい。

確実にスタッフを確保をするためには、できるだけ早く打診することが重要だ。日程などが予定の段階でも相談できるので、イベントの開催が決定したら連絡してみよう。

5W2H：When（いつ）・Where（どこで）・Who（誰が）・What（何を）・Why（なぜ）・How（どのように）・How much（いくらで）　※イベントは「Whom（誰に）」も大切な要素

当然ながら、依頼する業務の内容はしっかり伝えよう。商品・サービスの知識など、事前にスタッフ教育が求められる業務の場合は、オリエンテーションや教育の時間を確保する必要がある。

外国語や資格、ナレーションといった特殊な技術・技能をもつ人材を求めているならば、適したスタッフを選定するための準備が必要だ。早い段階でスタッフ会社の担当者にリクエストしておこう。

またスタッフへの指示や業務管理を含めて依頼したい場合は、統括担当役のディレクターの派遣もお願いする必要がある。ディレクターは発注者に代わってスタッフをまとめ指示を出してくれる。

イベント担当者にとって費用面は気になるところだろう。初めてスタッフ手配を依頼する場合は費用項目さえイメージしづらい。イベント予算が決まっている場合は先に予算額を伝えると話しが早い。かけられる費用がわかれば、スタッフ会社から予算内に収まるサポートプランを提示してもらえたり、スタッフの人数配分なども相談できたりするからだ。

予算が少ない時は言い出しにくいこともあるが、スタッフ会社はさまざまな案件を経験しており、決定している条件をベースに積極的に相談する方が結果として早く話しを進められる。

イベントを開催する目的もスタッフ会社とシェアしたい。目的がはっきりしていると、スタッフが必要となる箇所や、スタッフに求められる能力・経験、当日のオペレーションが明確になる。

イベントをサポートしてくれるスタッフ会社は、主催者と共に成功というゴールを目指すパートナー。主催側の思いを含めた開催目的（イベントを通してどうなりたいか）を共有することで、イベント成功のために最良のパフォーマンスを発揮してくれるだろう。

スタッフ派遣会社をどのように選んだらよいのだろう。各社のウェブサイトを参考にすることが多いと思うが、なかなか見極めは難しい。ここからはスタッフ派遣会社選びのポイント、相談する際の留意点を確認していこう。

スタッフ会社への相談・依頼で気を付けたいのがタイミングだ。開催日まで日がないと、必要な人材や人数が揃わなかったり、繁忙期など時期によっては受けてもらえなかったりする。遅くとも開催日の1ヶ月半前には打診したい。

大人数を揃えたい時、事前のスタッフ教育が必要な業務、特殊な技術・技能を持ったスタッフを希望する場合などは、できるだけ早く相談しよう。時間的に余裕があれば、スムーズに準備を進めることができる。いずれにしてもスタッフ会社へは早めにコンタクトしておきたい。

イベントのコストを抑えたいと思うのは当然のことだが、人材に対する費用を必要以上に削るとスタッフの質が下がることがある。値段の安さだけで会社を選ぶのは正解とは限らない。

費用にはスタッフの人件費はもとより、教育費、管理費、スタッフ派遣会社の諸費用・利益も含まれる。いずれもスタッフを揃えるために必要なコストだ。イベントの成功のためには、費用の安さだけを手がかりとせず、求める水準のスタッフを手配してくれるかどうかで判断したい。

スタッフ派遣会社にはそれぞれ得意な領域があったり、人材に特徴があったりする。1社決め打ちではなく、複数の会社に相談すると、要望との“マッチ度”が比較できてよいだろう。また、条件に適合することはもとより、相性のよい会社を見つけると一体感をもって来場者を迎えることができ、イベントの成功につながっていく。

土・日・祝など休日に開催されるイベントは多い。イベント当日にスタッフ会社の担当者に連絡が取れるようにしておこう。イベントは不測の事態が発生することがある。しっかりとした連絡体制を備えている会社を選びたい。

いろいろなイベントを見ることは、イベントの企画や仕立ての参考になるほか、運営スタッフの動きや接客対応などオペレーションの学びにもなる。客観的な立場から、よい部分もそうでない部分もよくわかるだろう。スタッフの対応に好感が持てる場合、派遣会社がわかれば相談・発注の参考になる。また、自分たちが実施するイベントと似たイベントの場合には、スタッフを配置した際の状態をイメージすることができる。

スタッフ手配を相談する会社には、同種のイベントの実績・経験があるか聞いてみよう。似たイベントの経験が豊富な会社だと安心して依頼できる。

2020年から約3年間のコロナ禍は、イベント業界にとって大きな転換期となった。オンライン形式のイベント、またリアルとオンラインを組み合わせたハイブリッド型のイベントが急速に一般化するなど、イベントの形が多様化している。

最近では、さまざまな業種での人手不足が顕在化。イベント業界も例外ではなく、近い将来は現場スタッフが減り、オンラインによる対応が増えるかもしれない。現にイベントにおけるオンライン接客は始まっているという。現場にいないからこそ、より配慮の行き届いたホスピタリティのあるスタッフが必要となる。

いずれにしても来場者と直接かかわることの多いイベントスタッフの重要性は変わらない。今後は、リアル・オンラインを含め、さまざまなニーズに対応できるスタッフ会社が求められる。

必要な時に必要な人材を手配してくれるスタッフ派遣会社。スタッフ派遣会社を上手に活用することが、イベントの成功に向けた大事なポイントだ。規模の大小に関わらず、イベントの開催が決定したら、スタッフ派遣会社に相談してみるのがよいだろう。